Imatran kaupunki ja DataInfo näyttävät kuntasektorin tiedonhallinnalle uuden suunnan

Imatran kaupunki ja DataInfo näyttävät kuntasektorin tiedonhallinnalle uuden suunnan

Imatran kaupunki siirtyy kokonaan sähköiseen kokouskäytäntöön vuoden 2013 alussa uuden valtuustokauden alkaessa. Kaikki asiakirjamateriaali toimitetaan luottamushenkilöille sähköisesti. Päätelaitteina ovat tablet-tietokoneet, joilla myös seurataan kokouksen kulkua. Päättäjillä on aina – myös kokousten välillä – nopea ja paikasta riippumaton pääsy kaikkeen tarvittavaan tietoon yhden päätelaitteen kautta.

Kokouskäytäntöjä, tiedonhallintaa ja päätöksentekoa voi tehostaa huomattavasti

Imatran kaupungin ja DataInfon edistyksellinen yhteistyö alkoi tilaisuudesta, jossa DataInfon Senior Solution Consultant Mikko Huostila esitteli tablet-tietokoneiden laajoja käyttömahdollisuuksia yritysympäristössä.
Paikalla ollut Imatran kaupungin controller Kari Perälä huomasi heti, että mahdollisuudet kohtasivat hienosti kaupungin hallinnossa ja päätöksenteossa esille tulleiden tarpeiden kanssa.

– Tiedon hallinnan on oltava ajasta ja paikasta riippumatonta. Valtuutettujen, muiden päättäjien ja asiantuntijoiden pitää päästä helposti ja nopeasti käsiksi kaikkeen päätöksenteon tueksi tarvittavaan tietoon olivatpa he missä tahansa. Tästä tarpeesta alkoivat keskustelut DataInfon kanssa, ja nyt olemme jo pitkällä toteutusvaiheessa. Voin sanoa, että homma toimii ja kaikki käyttäjät ovat tyytyväisiä, Kari Perälä toteaa.

[quote style="1"]Päätelaitteiden suhteen DataInfo on riippumaton. Asiakkaan tilanne ja tarve sekä toiminnallisuus, turvallisuus ja yhteensopivuus tietojärjestelmän muiden osien kanssa ratkaisevat kussakin tapauksessa käytettävän päätelaitteen.[/quote]

Tablet-strategiaa toteutetaan vaiheittain etenemällä

Vuoden 2012 alkupuolella hankittiin Imatran kaupunginhallituksen jäsenille ja valtuustoryhmien puheenjohtajille omat tablet-tietokoneet. Samalla järjestettiin riittävän laaja laitteiden käyttökoulutus.
Nyt tabletit ovat olleet käytössä kokouksissa, ja paperiasiakirjoista siirrytään kevään aikana vaiheittain pelkästään sähköiseen kokouskäytäntöön kaupunginhallituksen osalta.

– Hyppäsimme tekniikassa oikeastaan suoraan yhden laitesukupolven yli, kun jätimme kannettavat tietokoneet väliin. Mobiili tiedonhallinta tulee joka tapauksessa ja tällä hetkellä sitä pystyy edistyksellisimmin hoitamaan tablet-koneiden avulla. Pitää kuitenkin muistaa, että tekniikka on vain apuväline päätöksenteolle – inhimillistä kanssakäymistä se ei korvaa. Siksi esimerkiksi esitykset kokouksissa tullaan jatkossakin tekemään ensisijaisesti suullisesti. Ihminen puhuu ihmiselle ja koneet avustavat tiedonhallinnassa, kertoo Imatran kaupungin hallintojohtaja Marita Toikka.

DataInfon ja Imatran kaupungin IT-yksikön yhteistyönä tekemä vastuumatriisi on osoitus hyvästä projektinhallinnasta.

– Kun tällainen uniikki projekti toteutetaan, työvaiheiden ja vastuiden jakaminen pieniksi palasiksi on menestyksen edellytys. DataInfo ja Imatran kaupungin IT-yksikkö pilkkoi kokonaisuuden 19 osaan, joille jokaiselle
määriteltiin selkeästi työn tekijä ja vastuuhenkilö. Kokonaisuus pysyi hyvin DataInfon hallinnassa ja heidän ServiceDeskinsä tarjoama tuki mobiililaitteiden hallintaan oli erittäin hyödyllistä. Tämä kuntasektorin tiedonhallintaprojekti on jo pitkällä ja luotan täysin siihen, että pääsemme yhdessä maaliin aikataulun puitteissa, sanoo Kari Perälä.

Imatran kaupungin saamat hyödyt

  • Tietojen hallinta tehostuu ja muuttuu ajasta ja paikasta riippumattomaksi
  • Luottamusmiehet innostuvat: ajankäyttö tehostuu, tiedon tulva pysyy hallinnassa
  • Paperille tulostaminen ja postittaminen vähenee
  • Hiilijalanjälki pienenee
  • Saavutetaan kustannussäästöjä, takaisinmaksuaika on nopea
facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail